Een aanbesteding doen voor de aanleg van glasvezel? Zo werkt het

Wat is een aanbesteding?

Aanbesteden, ook bekend onder de term request for proposal (RFP), is een specifieke manier van inkopen. De term ‘aanbesteden’ gebruiken we vaak voor het gedeelte van het inkoopproces dat gaat over het specificeren, selecteren en contracteren (sourcingsfase). Het is een methode waarbij je een samenwerking aangaat met een contractpartner door meerdere potentiële kandidaten met elkaar te vergelijken en de voor- en nadelen van elke partij zorgvuldig af te wegen

Je kunt hierbij bijvoorbeeld gebruik maken van een RFI (request for information). In zo’n document stel je verkennende vragen over hoe een leverancier een probleem kan oplossen of een behoefte kan vervullen. De verhouding tussen prijs en kwaliteit is in de regel de bepalende factor bij de uiteindelijke gunning en keuze.

Hoe verloopt het proces rond (Europese) aanbestedingen

Het proces rondom Europese aanbestedingen bestaat uit drie fasen. Tijd om die nader te belichten en te kijken wat je in welke fase moet doen.

Fase 1: het voorbereiden van de opdracht

Een Europese aanbestedingsprocedure begint met het voorbereiden van de opdracht. Je start met het bepalen en zo duidelijk mogelijk in kaart brengen van de inkoopbehoefte. Wat zijn de benodigde en gewenste eigenschappen van het product, het werk of de dienst die je wilt afnemen? Wat is het beschikbare budget? En wanneer moeten eventuele werkzaamheden (het aanleggen van de glasvezelverbinding) en de levering plaatsvinden?

Ook de aanbestedingsregels zijn een belangrijk aandachtspunt. Kijk goed welke nationale en Europese regels gelden voor de aanbesteding. Prominente voorbeelden van aanbestedingsregels die vaak om de hoek komen kijken zijn:

• het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
• de Gids Proportionaliteit, milieu- en duurzaamheidswetgeving
• de Wet Naleving Europese regelgeving publieke entiteiten (NErpe)
• en aanvullende inkoopvoorwaarden op basis van deugdelijke economische, sociale en maatschappelijke uitgangspunten.

Kijk ook goed of er een aanbestedingsplicht geldt. Opdrachten met een waarde boven een bepaalde drempel moet je volgens de Aanbestedingswet 2012 in principe volgens voorgeschreven Europese procedures aanbesteden.

Vervolgens is het zaak om de inkoopstrategie te bepalen. Koop je zelf in of doet een andere partij dat voor je? En welk inkoopplan en welke inkoopstrategie hanteer je? Het inkoopplan biedt een overzicht van de taken, verantwoordelijkheden, het inkoopbudget en de planning.

Het volgende onderdeel van de voorbereidende fase is het vaststellen van de beleidsdoelen bij inkoop en aanbesteding. Voorbeelden van zulke doelen zijn:

• doelmatig inkopen volgens de beste prijs-kwaliteitverhouding;
• Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) met oog voor milieu en sociale aspecten;
• social return om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt eerlijke kansen te geven;
• internationale sociale voorwaarden;
• innovatie bevorderen;
• het mkb betrekken bij de aanbesteding.

Vervolgens geef je de opdracht vorm. Hier heb je een zekere vrijheid in. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor het samenvoegen of splitsen van opdrachten, maar een aanbesteding ook vormgeven als een homogene opdracht (opdrachten die bestaan uit meerdere leveringen en diensten die nauw met elkaar samenhangen). Met het opstellen van selectiecriteria en het kiezen van de definitieve aanbestedingsprocedure sluit je de voorbereidende fase af.

Fase 2: het doorlopen van de aanbestedingsprocedure

Na een gedegen voorbereiding is het tijd om over te gaan tot de daadwerkelijke aanbestedingsprocedure. Die bestaat uit de volgende stappen:

• De aankondiging. Je vertelt de markt en geïnteresseerde partijen dat je een opdracht plaatst en nodigt bedrijven uit om mee te doen.
• Aanmelden. Geïnteresseerde partijen doen een verzoek tot deelname aan het aanbestedingsproces.
• Selecteren. Je toetst eventuele uitsluitingsgronden, kijkt naar de geschiktheid van de kandidaten en bepaalt wie op basis van je selectiecriteria en inkoopbehoefte de meest geschikte kandidaat is.
• Inschrijven. Ondernemers dienen een inschrijving in en jij maakt aan de hand hiervan een proces-verbaal op van de ontvangst van inschrijvingen.
• Gunnen. Je toetst of inschrijvingen voldoen aan alle eisen en regels, kiest de beste inschrijving en neemt de gunningsbeslissing.
• Afronden. Het contract wordt getekend, je publiceert de uitkomst van de aanbestedingsprocedure en evalueert het hele proces.

Fase 3: het uitvoeren van de opdracht

Je hebt de partner gevonden die jou het beste kan helpen bij het uitvoeren van de opdracht en kunt nu samen prestaties gaan leveren en verder met het uitvoeren van de opdracht door het doorlopen van de volgende stappen:

• Het inrichten en uitvoeren van het contractbeheer. Hierdoor heb je een goed overzicht van alle verplichtingen die je bent aangegaan.
• Contractmanagement draait om het bewaken van de naleving van de in een contract vastgelegde afspraken aan de hand van KPI’s. Je kijkt zowel naar de prestatie van de leverancier als de prestatie van de eigen organisatie. Goed contractmanagement draagt bij aan kwaliteitsbewaking, kostenreductie, transparantie en gestroomlijnde processen
• Leveranciersmanagement gaat over het managen van leveranciers en bewaken van de samenwerking. Voortgangsrapportages helpen je bij het evalueren van de samenwerking en opstellen van eventuele verbetertrajecten.

Zo helpt Eurofiber

Eurofiber kan je op diverse manieren en in verschillende fases van het aanbestedingstraject voor glasvezel helpen. In de voorbereidende fase voeren we gesprekken waarin we onze kennis en expertise met je delen. We treden daarbij op als challenger die de vraag achter de vraag stelt. Dit kun je zien als een vorm van consultancy die helpt om in marktconsultaties antwoorden en aandachtspunten naar boven te halen waar je in eerste instantie zelf nog niet aan had gedacht. 

Ook omdat wij zelf jaarlijks voor circa 130 miljoen aan diensten en goederen inkopen bij zo’n 1600 verschillende leveranciers, hebben we veel ervaring met aanbestedingen waarbij duurzaamheid en MVI een prominente rol spelen. 

Tijdens het doorlopen van de aanbestedingsprocedure zijn de mensen in het bid-team tot het einde verantwoordelijk voor het begeleiden van jouw aanbestedingstraject. Dit team bestaat uit een toegewijde projectmanager, een gespecialiseerde bid-manager, sales support en een kundig team voor juridische zaken en accountmanagement. 

Over Eurofiber

Eurofiber heeft veel ervaring en een uitgebreid trackrecord in de sectoren onderwijs, zorg en overheid als het om aanbestedingen en RFP-trajecten gaat. Hierdoor kunnen wij uitstekend meedenken in aanbestedingstrajecten, ook als het om complexe en grote aanvragen gaat. Meer weten? Neem dan gerust contact met ons op via +31(0)30 242 8960 of het contactformulier op onze website.