Hybride werken biedt voordelen, maar er kleeft ook een keerzijde aan: toenemende druk, eenzaamheid en meer burn-outs. Toch wil een meerderheid van de werknemers flexibel kunnen schakelen tussen thuiswerken en naar kantoor gaan. Hoe zorg je voor een succesvolle uitrol van het hybride model waarbij iedereen in de organisatie tevreden blijft?
Juist doordat zoveel mensen een tijdlang - al dan niet verplicht - vanuit huis hebben gewerkt, zijn zij anders gaan kijken naar wat de functie van kantoor voor hen inhoudt. Zo constateert Accenture dat een meerderheid van de werknemers een voorkeur heeft voor hybride werken. Ook voor organisaties biedt deze ontwikkeling een kans om hun werkplek en de organisatiecultuur nog eens kritisch tegen het licht te houden. Enkele voordelen zijn onder meer een betere balans tussen werk en privé, minder woon-werkstress, een verminderde CO2-voetafdruk en locatie-onafhankelijkheid.
Toch blijven er veel vragen open. Hoe geef je bijvoorbeeld leiding aan medewerkers in de nieuwe setting? Hoe ondersteun je mensen die remote werken in hun behoeften, zowel op het gebied van hun welzijn als in hun productiviteit? Toenemende druk, eenzaamheid en meer burn-outs liggen op de loer. Een van de uitdagingen die consultancybedrijf PWC benoemt is het verschijnsel van 'back-to-back'-afspraken. Zodra je met een muisklik de ene vergadering verlaat en het volgende moment een andere weer opstart, is er geen ruimte meer om alles even te laten bezinken en tot rust te komen. Een ander probleem is het gebrek aan persoonlijke banden en cohesie tussen collega’s en binnen teams. Evenals het objectief beoordelen van mensen die lang niet altijd meer fysiek aanwezig zijn op kantoor.
Tip 1: Manage de risico's
De weg naar succes is niet het vermijden van risico's, maar juist het goed managen ervan. Organisaties die nu de overstap maken naar een duurzaam hybride model moeten hun focus leggen op het behoud van hun organisatiecultuur, het ondersteunen van hun mensen en het constant optimaliseren van hun benadering van 'het nieuwe normaal'. Om de negatieve effecten van hybride werken te voorkomen is experimenteren daarbij noodzakelijk, stelt organisatiebureau McKinsey. Van de organisaties waar medewerkers uitblinken in productiviteit, test 16 procent voortdurend de huidige aanpak en stelt deze bij waar nodig. Binnen organisaties die achterlopen ontbreekt dit verschijnsel volledig.
Tip 2: Richt het kantoor in op hybride werken
Een modern kantoor faciliteert werknemers in het hybride werken. Volgens onderzoek door Frost & Sullivan investeert 36 procent van de organisaties inmiddels meer in vergaderruimtes. De combinatie van thuis en vanaf kantoor werken stelt namelijk nieuwe eisen. Alleen al het gebruik van videotoepassingen zoals Zoom, Google Meet en Microsoft Teams is sinds begin 2020 met 350 procent toegenomen. Meetings vinden daarom plaats in uiteenlopende ruimtes, die luisteren naar namen zoals meeting pods, huddle rooms, phone boots en jump spaces.
Tip 3: Snelle (glasvezel)verbindingen zijn nog maar het begin
Werken met data-intensieve toepassingen zoals videoconferencing en het delen van grote bestanden is zonder betrouwbare en snelle internetverbindingen nagenoeg onmogelijk. Maar inmiddels gaat het eisenpakket van een gemiddelde werkomgeving een stuk verder. Denk aan anti-DDoS-maatregelen voor inkomend IP-verkeer en load-sharing (een technologische inrichting waardoor in uiteenlopende gebruiksscenario's capaciteit beschikbaar blijft). Ook is uncontended en non-overbooked toegang tot internet essentieel om continu over de nodige bandbreedte te kunnen beschikken. Een netwerk moet hierop zijn ingericht, met betrouwbare en stabiele verbindingen zodat werknemers vanaf iedere kantoorlocatie efficiënt kunnen werken.
Tip 4: Leg direct verbinding met de belangrijkste clouds
Nu clouddiensten kritieker zijn, is de noodzaak gegroeid om over betrouwbare, schaalbare en veilige connectiviteit naar de cloud te beschikken. Dit geldt zeker voor de toegang tot belangrijke cloudplatformen, wat meestal gebeurt via het publieke internet. Door gebruik te maken van private peering met de belangrijke cloudpartijen vergroten organisaties de kwaliteit van hun internetverkeer. Dit gebeurt door directe aansluitingen en de daardoor kortere verbindingen en geoptimaliseerde latency met leveranciers in de cloud.
Tip 5: Stem de samenwerking tussen IT en HR af
Om de verschillende uitdagingen van hybride werken te overwinnen, zullen IT en HR goed moeten samenwerken om werknemers zowel thuis als op kantoor effectief te laten (samen)werken. Hybride werken is meer dan alleen een 'IT-feestje', zeker omdat het niet alleen om technologie gaat, maar ook om zaken als cultuur en betrokkenheid. Verschillende afdelingen zijn erbij betrokken. HR bekijkt de arbeidsvoorwaarden en het is aan IT om de digitale infrastructuur in te richten waardoor iedereen naar tevredenheid hybride kan werken. Het zal ook het komende jaar voor veel organisaties zoeken zijn naar de juiste afstemming om een balans te vinden tussen de voordelen van thuiswerken en het kantoor als de plek waar ‘het’ gebeurt: de plek waar je hoort wat je collega’s doen, waar je snel ideeën kunt delen en waar behaalde successen voor iedereen direct zichtbaar zijn.
Meer tips over hybride werken? Download onze eBook 'Back to Work'.
eBook: Back to Work
Terug naar kantoor: hybride werken is blijvend