Dacht je dat thuiswerken een tijdelijk fenomeen was? Dan kom je bedrogen uit. Veel werknemers stellen de mogelijkheid om grotendeels plaatsonafhankelijk te werken zeer op prijs. En werkgevers zagen tijdens de coronacrisis al dat thuiswerken geen negatieve invloed heeft op de productiviteit. Sterker, het hybride werken stelt medewerkers in staat om de regie over hun eigen werkzaamheden te voeren en maakt samenwerken en communiceren op afstand makkelijker dan ooit.
De verwachting is dat hybride werken van blijvende aard is. Werknemers komen nog een paar keer per week op kantoor, maar voeren een groot deel van hun werk thuis (of op een andere werkplek naar keuze) uit. Als bedrijven er nog niet mee bezig zijn, zijn zij genoodzaakt om te bedenken hoe het nieuwe werken gefaciliteerd kan worden. Want ‘terug naar kantoor’ is écht anders dan we gewend zijn. We nemen je mee in de wereld van het hybride werken en laten je zien hoe je deze nieuwe werkvorm faciliteert.
Wat is hybride werken?
Hybride werken houdt in dat mensen deels thuis en deels op kantoor werken. Ze bezoeken het kantoor in de regel nog maar enkele keren per week en doen de rest van hun werk thuis of op een andere plek naar keuze. Het blijkt namelijk dat we, deels door de zegeningen van de moderne techniek, veel werkzaamheden eigenlijk overal kunnen doen.
Samenwerken aan en in documenten, toegang hebben tot een volledig applicatielandschap of overleggen en vergaderen via bijvoorbeeld Google Meet, Microsoft Teams of Cisco Webex: het kan allemaal. Het hybride werken vergroot dus uiteindelijk onze werkgerelateerde keuzemogelijkheden in tijd en ruimte. Het leidt ook tot een andere indeling van werkweken. De verhouding tussen thuiswerken en op kantoor zitten gaat richting 50/50, terwijl werken van 9 tot 5 niet langer de dominante norm is. Dit maakt zowel individuele werknemers als organisaties flexibeler.
Het kantoor als ontmoetingsplek
Betekent dit dat het kantoor iets uit het verleden wordt? En dat u die gezellige conversaties of productieve fysieke overlegmomenten met jouw collega’s voortaan moet missen? Arbeidsexperts verwachten van niet. Voor het kantoor blijft ook in de hybride toekomst een belangrijke plek weggelegd.
Het fysieke kantoor gaat zich waarschijnlijk steeds meer ontwikkelen tot een ontmoetings- en verbindingsplek. Soms is het gewoon nodig om even met elkaar rond de tafel te zitten en elkaar in de ogen te kijken. Het kantoor van de toekomst is vooral een plek om energie en inspiratie op te doen. De meerwaarde van het kantoor verschuift van het aanbieden van een werkplek naar een ruimte waar mensen samenwerken, verbinden, kennis delen en netwerken. De focus komt dus veel meer te liggen op de wensen van de gebruiker.
Hoe faciliteer je het hybride werken?
Hybride werken is dus geen vluchtig en voorbijgaand fenomeen, maar de dominante werkvorm van de toekomst. Maar hoe faciliteer je het hybride werken? Zorg er in elk geval voor dat je de onderstaande zaken goed regelt.
1. Gebruiksvriendelijke techniek
De techniek speelt een belangrijke rol bij het in goede banen leiden van het hybride werken. Zorg er dus voor dat die gebruiksvriendelijk en laagdrempelig is en tegemoetkomt aan de behoeften van de gebruikers. Systemen en applicaties die slecht samengaan en niet met elkaar kunnen communiceren zijn bijvoorbeeld rampzalig voor de beleving van jouw medewerkers.
Zorg dat de technologie klopt, voor iedereen helder is, en vooral dat IT een toevoeging is aan het optimaal kunnen uitvoeren van ieders taak in plaats van een frustratie of belemmering. Goede koppelingen en een hoge beschikbaarheid van applicaties zijn hier een goed voorbeeld van.
2. Benut de mogelijkheden van de cloud
De cloud biedt volop mogelijkheden om medewerkers altijd en overal toegang te geven tot de juiste data, documenten en applicaties. Creëer een goed (gemanaged) documentmanagementsysteem in de cloud dat eenvoudig toegankelijk is vanaf de hybride werkplek. Informatie delen en (samen)werken aan documenten was dankzij oplossingen als Teams en SharePoint nog nooit zo makkelijk.
3. Reserveer ruimte voor fysieke ontmoetingen
Hoewel werken waar en wanneer je wilt aantrekkelijk is, blijft de mens een sociaal en coöperatief dier. Fysieke ontmoetingen zijn dan ook cruciaal voor de teamspirit, de motivatie en de eenheid in een team. Reserveer als IT-manager daarom regelmatig ruimte voor formele en informele contactmomenten. Denk bijvoorbeeld aan gezamenlijke brainstormsessies over de mogelijkheden en uitdagingen van het hybride werken. Of aan sparringsessies over nieuwe IT-oplossingen. Borrels (eventueel virtueel) of een lunch of workshop in de buitenlucht zijn goede voorbeelden van informele activiteiten.
4. Zorg voor een goede connectiviteit
We werken steeds meer datagedreven. Dit betekent dat we strategische beslissingen nemen en bedrijfsprocessen inrichten op basis van inzichten die voortkomen uit harde data. Technologieën als AI en machine learning geven ons de mogelijkheid om snel en geautomatiseerd enorme hoeveelheden informatie te ontsluiten.
Maar een datagedreven werkwijze vereist wel een goede connectiviteit. Je dient over de apparatuur en verbindingen te beschikken die nodig zijn om data snel op de juiste plek te krijgen. Investeren in connectiviteit is dus een must om een succes te maken van hybride en remote werken.
5. Denk aan veiligheid
Het hybride werken brengt ook nieuwe veiligheidsuitdagingen met zich mee. Je krijgt namelijk te maken met meer externe gebruikers en apparaten binnen het netwerk die toegang vragen tot data. Bovendien heb je ook minder zicht op wat gebruikers doen als ze vanuit huis in plaats van op kantoor werken. Installeren ze altijd de laatste veiligheidsupdates op hun apparaten? Openen ze geen verdachte bijlagen? En versturen ze belangrijke informatie en documenten altijd via een beveiligde verbinding?
De oplossing is een helder en uniform authenticatie- en toegangsbeleid dat gebruikmaakt van MFA en duidelijk gedefinieerde gebruikersrollen en toegangsrechten. Stel minimale security-vereisten op waar een apparaat of gebruiker aan moet voldoen om toegang te krijgen tot het bedrijfsnetwerk of bepaalde data. Ook het creëren van veiligheidsbewustzijn onder medewerkers via trainingen en workshops is een goede manier om het hybride werken veiliger te maken.
Hoe helpt Eurofiber?
Eurofiber helpt je graag om van het hybride werken een succes te maken en heeft daar ook de expertise en het juiste gereedschap voor.
Wij faciliteren het hybride werken met de volgende oplossingen:
• Een betrouwbare en vitale infrastructuur die u in staat stelt om data snel door het netwerk te verplaatsen en al jouw belangrijke applicaties en systemen te integreren.
• Een uptime van 99,9 procent, waardoor belangrijke tools, applicaties en systemen nagenoeg altijd en overal beschikbaar zijn.
• 24/7-bewaking en monitoring, zodat de veiligheid altijd gewaarborgd is.
• Razendsnelle glasvezelverbindingen die zorgen voor een optimale connectiviteit en het snel en veilig versturen en ontvangen van data faciliteren.
• Een van het internet gescheiden private cloud. Deze maakt het mogelijk om een directe verbinding met de cloud te maken zonder gebruik te maken van het publieke internet.
Meer informatie
Wil je meer weten over het hybride werken en de oplossingen die Eurofiber levert voor het faciliteren van deze werkvorm van de toekomst? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op.
eBook: Back to Work
Terug naar kantoor: hybride werken is blijvend